实现人才接班计划要做好的五个步骤

顶尖组织在人才发展上，通常会把重点放在选出合适的接班人（接班计划）、规划明确可见的生涯发展路径（生涯规划）、提供适当的学习机会（发展计划）这三个方面上。要顺利进行接班计划，需要做好以下五个步骤的工作。

建立一致性

在顶尖的组织里，接班计划通常从高阶主管开始实施。同时，接班计划被纳入公司整体战略，并将之编入原有的人力资源发展制度（选才、绩效管理与行动计划等），以加强接班计划与公司策略的一致性。

确立相关人士的角色与职责

确立负责建立接班计划的人；

确立执行长的角色，并了解执行长打算如何支持该项计划；

确定资深领导人及相关人士对接班计划的需求；

厘清人资部门所扮演的角色；

针对接班计划，预计其为个人、单位与组织层次带来的效益。

确认短期与长期的事业计划

厘清组织的短期与长期事业计划，找出其中和人力资本相关的潜在因素；

确认接班计划顺利完成所需投入的人力资本；

找出企业单位的事业需求和接班计划需求（高流动率的领域、需认证的角色等），确保这些需求可得到满足。

检视现有的人资制度

标明在所有接班计划中，需要考量的语言（采取企业文件中所使用的相同语言，如组织的使命、愿景与价值观等）；

找出接班计划对现有人力资源制度所能提供的支持，例如：选才、绩效评估、升迁、个人发展行动计划。

传达愿景

以上述会谈结论为基础，向所有相关人士传达愿景；

明白制定接班计划的目的，及该计划会对个人、单位与组织带来的影响；

明确列出参与人士，及接下来的步骤计划。

决定关键职位

有效的接班计划会先针对组织长期发展的关键职位进行考量和规划，而非只针对最顶端的职位。一般而言，企业会先建立横跨整个企业的人才库，并以此作为有效资源，运用下列行动，来决定关键职位。

找出关键职位

事业单位的高阶主管和旗下的各阶层主管需讨论出最重要、最需优先考虑的职位；

目标职位应当是：关乎组织长期健全发展的、从领导角度或专业技术角度来考量的、具有关键性的职位；

在组织结构图中，标出所有关键职位。

确认人才库

确认在组织内部可以找到每个关键职位所相对应的“储备人才”；

在运用整个企业的人才库时，目标职位是否被作为寻找储备人才的基准。

取得高阶主管的同意

召开会议，让高阶主管针对关键职位和才库进行讨论；

一旦做出决定，就在组织结构图上标出所有关键职位的位置。

评量储备人才的实力

对储备人才进行评量，也是接班计划中的一大步骤。

决定目标观众

从人才库中找出可被提拔的内部候选人。

确立比较候选人的标准

与高阶主管会面，确认评估候选人的标准；

透过现有的工具（如绩效评估、360度反馈意见评量表、能力模型、角色需求等），建立标准；

厘清候选人必备的价值观、知识、行为与技巧。

针对这些标准，取得高阶主管的同意

召开会议，让高阶主管针对候选人的评估标准，共同讨论；

做出最终决议之后，把讨论后的结果提供给相关人士进行参考。

确立角色与职责

决定高阶主管、经理、第一线主管需负责评量哪些候选人；

向所有相关人士传达评量候选人的标准与流程。

针对候选人，以客观的衡量结果为基础，进行评量与排序

以一致的标准去评量所有候选人（可进行跨职别、跨单位与跨地点的比较）。

运用目前的结果，针对两个面向，为候选人排序：

1.目前的绩效表现：如“WHAT”标准，评估候选人的绩效成果是否符合标准；

2 . 价值观的展现：评估候选人是否具备组织成功必备的价值观、知识、技巧与行为，如：“HOW”标准，将人才分别为高潜力、中等潜力、或低潜力；

3. 在这两个面向中，得分越高的候选人，整体排名也就越高。

这两个面向都可以作为规划与比较候选人的基础。

评选与规划接班人

对候选人进行排名之后，顶尖的组织会开拓接班人发展的通道，针对每个关键职位背后的储备人才，建立一份行动计划。

找出潜在接班人

根据候选人的评选结果，找出在下列类别中，排名最高的“潜在接班人”；

针对每个目标关键职位，在各自的规划类别中，分别找出第二、第三名的潜在接班人；

高阶主管要鼓励中基层主管去协助挖掘潜在接班人；

把所有潜在接班人的名单整合成一份 “接班深度表”。

取得高阶主管的同意

召开会议，让高阶主管针对所选出的潜在接班人进行筛选，达成共识。

处理接班落差

厘清潜在接班人会出现的状况，想在该职位取得成功所需的技巧。

让潜在的接班人参与

让潜在接班人明白自己目前所处的位置，以及公司对他们的期许；

协助潜在接班人建立个人发展计划，以便未来能随时够填补适当的职位；

让候选人了解自己的相对位置与生涯发展潜力。

填补空缺的职位

在某个关键职位出现空缺时，让最合适的接班人加以填补。

衡量与管理流程

顶尖组织在建立接班计划之后，通常会监控所有接班计划的进展情况，先确立评量基准，以追踪每个人的位置，再针对储备人才的准备状况，厘清其中的落差，并据此对流程进行必要的调整。组织可采取下列行动，来衡量并管理流程。

确定推动接班计划的责任窗口

找出负责推动每个关键职位接班计划及加强或监督计划推动的人；

说明成功完成接班计划的要求，及按预期达成计划、或未达计划的后果。

采取评量基准来监控进度

追踪正接受训练的储备人才，清楚他们未来准备担任的职务及个人发展计划的进度；

采取客观的评量基准，追踪计划实施的进度，如：在组织内部的调动百分比、每个关键职位的潜在储备人才比率、高潜力人才留驻率、关键职位的内部雇用率等。

排定定期检查的时间表

制定定期检查的时间表，以监控接班计划中每个项目的进展。

在检查时，高阶主管应与下属每个阶层中，负责推动接班计划的主管会商；执行长和高阶主管应组成团队会商，以检视组织上下的整体进展。

建立行动计划，即使接班计划未能如期落实，也可处理其中的落差。